【いまこそ改革！】仕事効率化の秘訣

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「仕事効率化」は、いま多くの企業が抱える課題。
売上が伸び悩み人件費がかけられず、少数精鋭で仕事をしなければならない企業や、テレワーク・リモートワークの導入で働き方も多様化してきている。

こうした背景ではより効率化が求められる。
でも、仕事効率化が実現するには時間と労力を要してしまう…。

どうすればもっと業務効率化を図れるのか。

コロナ禍のサラリーマン生活で学んだ体験を交えながら紹介したい。

仕事効率化って？その効果は？

仕事効率化とは、仕事のプロセスの中で「ムリ・ムダ・ムラ」を極限まで省いて改善していくことをいう。

それらを解消する方法というと、ITツールの導入や業務そのものの自動化、社外内へのアウトソージングなどが挙げられる。

時短テクニックや自分のアイデアがひらめくとさまざまな効果が見え始めてくる。主に3つ挙げたい。

時間に余裕が生まれる

「ムリ・ムダ・ムラ」を省くことで、作業にかかる時間を減らすことができて、従業員にとって働きやすい環境がつくれる。そして身体的な負担を減らすこともできる。

従業員のモチベーションの向上

「働き方改革」を実現するには労働時間の短縮と働きやすい環境の2つが必須になる。
労働時間外でも仕事のことを考えたり、家族サービスに時間を充てることができなければ、従業員の満足度向上は決して上がらない。
働くために生きるではなく、幸せになるために生きているという実感がもてると、従業員のモチベーションは上がる。

新しいチャレンジをはじめるきっかけがつくれるようになる

仕事効率化によって生み出した時間を使って、新しいチャレンジがしやすくなる。
同じ業務でも、いつもよりも早く仕事が進められたのであれば、「次この工夫をしてみよう」「この時間であの作業ができたらもっと売り上げも伸びるんじゃないか」と常に生産性向上のために考える機会が増える。

仕事効率化は今までのリソースをできるだけ割いて、今までと同じ成果を生み出すことをさす。

割いた時間でより高い成果をあげられる工夫をすることでより高い成果につなげられる。

【４ステップ】仕事効率化の考え方は実はシンプル

現状と課題を洗い出して、検討する

業務の棚卸しを行おう。その作業にどれくらい時間がかかっているか、どんなスキルがあると解決できるかなど全て洗い出して整理しよう。

ITツールで自動化する

いつも同じ業務をしている場合、「実は単純なのに作業量が多い」ということがある。
そして作業方法は担当者しか理解していなくて、お休みの場合が業務が進められないというリスクもある。

そうならないためには、繰り返しの作業はできるだけ自動化しておこう。例えば、Googleドキュメントやスプレッドシートなどを使えば、仕事を簡単に処理できるようにする。

ルールをマニュアル化して内で共有する

読み手が業務を理解しやすいツールをあらかじめ作ると作業が進みやすくなる。

ただ単に、文章を書くのではなく、図や表をいれたりと見やすさを意識して作ろう。

作ったら終わりではなく、スタッフに共有する機会を設けて、より理解を深めてもらおう。

実施をしてみて、どれほど業務改善されたか確認

業務改善を実施した後、効果検証をしよう。
改善のPDCA（Plan→Do→Check→Action）を継続的に行うことが何より重要。
仕事上では期間を設けて検証を繰り返してみると業務効率化の期待ができるだろう。

仕事効率化に役立つツール紹介

メモアプリを活用

多くのパソコンにはメモ機能が備わっているので、テキストや画像、動画などをデータに記録することができる。
また単語検索もかけられるので、作成したファイルやデータを多く管理しても必要な時にすぐに引き出せる点が手書きメモと比べて効率的。

コミュニケーションツールの運用

共有事項を発信できるツールをひとつ用意しておくと仕事が円滑に進められる。新しい業務や業務改善をしたときは、全ての従業員が把握できるようなコミュニケーションツールがあると食い違いを防げる。

出社前に0秒思考のススメ

その日やるべきことや前日確認は出社前に紙に書き出して脳をスッキリさせることもひとつ。
「0秒思考」は前記事に書いたので、あわせて読んでみてほしい。

泥臭くやってみる

仕事効率化について紹介してきたが、大切なのは「ITツールを活用して自分たちの業務にどのアイデアが適切か判断する」こと。
社会の変化に合わせて働き方も多様化している時代だからこそ、仕事効率化について一度見直してみてみるのもいいのではないだろうか？